Cátedra Pfizer en Gestión Clínica: Estudio sobre la percepción que tienen los Jefes de Servicio sobre su función directiva

La Cátedra Pfizer en Gestión Clínica ha presentado el informe "Aproximación a la Función del Jefe de Servicio en España", un estudio que refleja la percepción que tienen los Jefes de Servicio sobre su situación laboral al frente de unidades clínicas en el Sistema Sanitario Español. El estudio pretende analizar las principales dificultades y retos a los que se enfrentan estos profesionales, las necesidades de formación y de aplicación de nuevas tecnologías al servicio, y evaluar, en cierta medida, la implantación del nuevo modelo de gestión sanitaria en el Sistema Sanitario Español.

En el estudio han participado más de un centenar de jefes de servicio que han participado en las actividades de la Cátedra Pfizer en Gestión Clínica. A través de las respuestas de estos profesionales se ha analizado su percepción sobre el análisis, gestión y planificación del servicio, objetivos del servicio y del centro, control y toma de decisiones, gestión del tiempo y delegación de funciones, comunicación, motivación y formación continuada, y docencia e investigación.

En la presentación del informe han estado presentes el Dr. Antoni Pessarrodona Isern, Jefe de Servicio de Obstetricia y Ginecología del Hospital Mutua de Terrassa, uno de los centros galardonados en la categoría docente en la 6ª edición del estudio de Hospitales Top 20 del Sistema Nacional de Salud; y la Dra. Lola Ruiz, Directora de la Cátedra Pfizer en Gestión Clínica.

Situación laboral

Según las conclusiones del estudio, el 72% de los jefes de servicio cree que la elevada presión asistencial es la situación que más incide en su falta de motivación, seguida de la realización de una actividad poco gratificante y de la cultura inmovilista que tiene el Sistema Sanitario Español. Para ocho de cada diez jefes de servicio su principal motivación son las perspectivas de promoción profesional.

Según el Dr. Antoni Pessarrodona, Jefe del Servicio de Obstetricia y Ginecología del Hospital Mutua Terrassa, otra de las causas importantes de la ausencia de motivación es la falta de autonomía para gestionar su trabajo y la carencia de herramientas de gestión adecuadas para administrar el trabajo en equipo.

Respecto a la formación que reciben los profesionales sanitarios, la mitad de los jefes de servicio encuestados no está de acuerdo con los programas de formación disponibles en su centro y sólo tres de cada diez afirma estar algo conforme con los planes de reciclaje que le ofrecen.

El 80% de los encuestados afirma que no dispone de un sistema fiable para evaluar las capacidades del personal de su equipo y la mitad de los entrevistados admite que en su servicio no existe un plan de formación para los trabajadores que se incorporan. Dos de cada tres aseguran que no tienen identificadas las necesidades de formación de su unidad.

A la hora de tomar una decisión, los encuestados consideran que los responsables de unidades con perfil investigador y docente tienen mayor grado de autoridad sobre las decisiones que afectan a su equipo en la organización del trabajo. En cambio, los jefes de servicio con perfil clínico son los profesionales que menos autoridad ejercen.

Cuando toman una decisión la totalidad de los jefes de servicio tiene en cuenta, en primer lugar, los beneficios que puede tener sobre los pacientes y, en segundo lugar, las posibles dificultades que puede tener su implementación para los pacientes. Las consecuencias financieras son el criterio que estos profesionales menos valoran cuando deciden las soluciones de un problema existente en su unidad clínica.

La comunicación interna, fundamental en un servicio clínico

Para el 65% de los encuestados la comunicación interna es una herramienta fundamental para cumplir los objetivos del servicio. Según el Dr. Pessarrodona, "la comunicación en un hospital es imprescindible para que la planificación de la unidad que ha realizado la administración se conozca y se lleve a cabo por todos los miembros del equipo, y se pueda fomentar la implicación del personal sanitario en la consecución de los objetivos".

Ocho de cada diez afirma que siempre informa al personal del servicio sobre las actividades que ha planificado, aunque sólo la mitad de los encuestados asegura que consulta y escucha las sugerencias de su equipo.

Respecto a la delegación de funciones, cerca del 94% de los entrevistados aseguran que normalmente delegan sus funciones al personal de su unidad y tres de cada cuatro cree que si la elección del equipo la hubiera realizado personalmente delegaría con más frecuencia.

El propósito de este proyecto es potenciar la calidad de la práctica profesional y conocer las inquietudes de los profesionales sanitarios. Los médicos encuestados pertenecen a hospitales ubicados en su mayoría en Cataluña, Madrid, Andalucía, Levante y Galicia y desempeñan funciones de jefe de servicio, adjunto, gerente, director médico y coordinador de área, entre otros.

Los médicos madrileños tienen a su disposición este estudio en la Biblioteca del Colegio.

INFORME SOBRE LA FUNCIÓN DEL JEFE DE SERVICIO EN ESPAÑA

INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS

El informe sobre la Función del Jefe de Servicio en nuestro país es un proyecto que surgió dentro de las actividades de investigación de la Cátedra Pfizer en Gestión Clínica y tiene como objetivo analizar la percepción que tienen los propios profesionales sobre su función directiva al frente de un servicio clínico.

La Cátedra Pfizer considera clave la implicación de los profesionales sanitarios en la gestión y organización de los servicios clínicos. Este hecho, y la necesidad de conocer el marco en el que los jefes de servicio desempeñan su labor, llevó a la dirección de la Cátedra Pfizer a desarrollar una tarea de investigación que ahora culmina con este informe.

Por este motivo, la Cátedra Pfizer en Gestión Clínica decidió recopilar la información y la opinión que los profesionales que participaban en sus actividades tenían sobre su puesto de trabajo. Para llevarlo a cabo se diseñó un cuestionario donde los jefes de servicio relataban sus opiniones sobre su labor dentro de la organización sanitaria como la opinión que tenían de su centro y de su servicio. El cuestionario fue diseñado para abarcar todas las áreas que afectan a la jefatura de servicio: definición de objetivos, gestión del tiempo, planificación estratégica y dirección de personas.

Dos años después, la Cátedra Pfizer en Gestión Clínica ha realizado un estudio estadístico de las respuestas y lo ha recogido en este informe final que culmina la investigación sobre la función directiva de los jefes de servicio en España.

Con este informe se cierra el proyecto que se ha desarrollado en torno a las respuestas que un grupo de jefes de servicio ofrecieron de forma desinteresada. Hay que tener en cuenta que, pese a de la calidad del cuestionario, estas valoraciones muestran las percepciones de un grupo de jefes de servicio entrevistado.

ESTRUCTURA DEL INFORME

El informe sobre la Función del Jefe de Servicio en España se estructura en tres partes. La primera corresponde a los aspectos técnicos y metodológicos de la investigación, en la segunda se realiza una descripción del cuestionario y la tercera corresponde al análisis estadístico de las respuestas de los jefes de servicio.

Metodología

La información que contiene el informe procede del cuestionario completado por 116 jefes de servicio que han asistido a alguno de los cursos de gestión clínica que la Cátedra Pfizer lleva impartiendo desde el año 2000.

Descripción de la muestra:

Los encuestados se han clasificado en función de tres variantes: la especialidad médica, el centro al que pertenecen y su Comunidad Autónoma de procedencia.

Especialidad Médica

Los jefes de servicio encuestados pertenecen a 20 especialidades distintas: Urología, Psiquiatría, Nefrología, Cardiología, Neurología, Medicina Intensiva, Neumología, Farmacia Hospitalaria, Hematología, Cirugía, Microbiología, Oncología, Análisis Clínicos, Anestesia, Cirugía Torácica, Cuidados Críticos y Urgencias, Enfermedades Infecciosas, Farmacología, Medicina Interna y Psicogeriatría.

Urología, Psiquiatría, Cardiología y Nefrología son las especialidades a las que pertenecen el mayor número de los profesionales encuestados.

Clasificación de los centros de los jefes de servicio

Los profesionales encuestados se han agrupado según las características de su centro de trabajo. Para ello se ha diferenciando entre centros públicos pequeños, con menos de 300 camas; centros públicos medianos, entre 301 y 700 camas; grandes centros públicos, con más de 700 camas; y los centros privados, cuyo número de camas aporta la misma información respecto a la relevancia y tamaño que en el caso de los centros públicos.

Comunidad Autónoma de procedencia

Los profesionales encuestados pertenecen a 16 Comunidades Autónomas diferentes. Las Comunidades de donde proceden un mayor número de profesionales son Cataluña, Andalucía, Madrid y Valencia, por este orden.

Análisis Descriptivo:

El cuestionario consta de 113 preguntas agrupadas en 10 áreas que intentan abarcar las dimensiones principales de la función directiva de un jefe de servicio: Análisis del Servicio, Gestión del Servicio, Planificación, Gestión por Objetivos, Control, Toma de Decisiones, Comunicación, Gestión del Tiempo y Delegación de Funciones, Motivación y Formación Continuada, Docencia e Investigación.

El tipo de preguntas que se ha utilizado para completar el cuestionario son cerradas, abiertas y de respuesta numérica.

Los resultados de este análisis fueron publicados en 2003 con el título Informe Preliminar de los Jefes de Servicio en España. En la obra actual se incluye el trabajo completo de ambos estudios.

Análisis Estadístico:

Una vez completado el estudio descriptivo se llevó a cabo el análisis estadístico basándose en las respuestas de los encuestados. El objetivo de este análisis es identificar los elementos que pueden influir en las diferentes percepciones que los jefes de servicio encuestados tienen de las dimensiones de la jefatura de servicio.

Para llevar a cabo el análisis estadístico los jefes de servicio se han clasificado según seis variables independientes:

Perfiles de jefes de servicio según su patrón de actividad:

Perfil gestor

Perfil clínico

Perfil exclusivamente clínico

Perfil investigador y docente

Tipología del Servicio

Servicio Quirúrgico

Servicio de Salud Mental

Servicio Central y de Apoyo

Servicio de Especialidades clínicas

Tipología según las competencias en Sanidad de su Comunidad Autónoma:

Competencias en Sanidad desde antes de 1994

Competencias en Sanidad desde después de 1994

Tipología del Centro

Centro Público Pequeño

Centro Público Mediano

Gran Centro Público

Centro Privado

Tamaño del centro médico según su número de camas

Tamaño del servicio médico a partir del número de personas que lo componen

RESULTADOS DEL ANÁLISIS DESCRIPTIVO DE LA PERCEPCIÓN DE LOS JEFES DE SERVICIO SOBRE SU FUNCIÓN DIRECTIVA

Los resultados del análisis de las respuestas de los profesionales encuestados están divididos en las 10 áreas que abarcan las dimensiones de la función directiva de un servicio.

Análisis del Servicio

Un 72% de los profesionales encuestados afirma que la organización realiza de forma rutinaria un control de gestión de su servicio. La frecuencia de control varía según los encuestados, un 43% afirma que se realiza de forma mensual, el 21,2% opina que se lleva a cabo de forma trimestral y un 23,5% confirma que el control de gestión en su servicio se realiza de forma anual.

Respecto a las decisiones sobre Recursos Humanos, la mitad de los jefes de servicio encuestados afirma que consultan bastante o mucho sus decisiones con la dirección, y uno de cada cuatro considera que apenas necesita consultar con sus superiores las decisiones sobre la organización.

El presupuesto es la limitación más importante para el 23,3% de los jefes de servicio encuestados; seguida de la estructura y cultura de la organización, para el 21,3%, y la elevada carga asistencial, motivo de limitación para el 19,4% de los clínicos y gestores.

Respecto al grado de autoridad, el 61% de los encuestados afirma tener mucha capacidad de decisión sobre el personal facultativo, aunque esta autoridad se ve reducida con respecto al personal de enfermería.

La mitad de los profesionales creen que no tienen autoridad sobre la contratación, la movilidad y los incentivos del personal de su servicio. El 93% considera que tampoco tiene capacidad de decisión sobre los salarios de su equipo.

Gestión del Servicio

Seis de cada diez jefes de servicio encuestados afirman que la mayor parte de su tiempo al frente del servicio lo dedican a realizar actividades asistenciales. En cambio para el 23% de los encuestados las actividades de gestión son las que requieren una mayor dedicación. Los jefes de servicio aseguran que dedican una décima parte de su tiempo a actividades burocráticas, docencia e investigación.

Estos profesionales consideran que organizar, planificar e informar al resto del equipo y a la organización son las actividades de gestión que más dedicación requieren.

Planificación

El 96% de los jefes de servicio encuestados considera importante planificar las actividades del área. El 38% realiza esta planificación cada año, casi el 29% tarda menos de un año en planificar de nuevo las actividades y el 32% afirma que lo realiza con una demora uno o dos años, e incluso más años.

Más del 90% de los profesionales creen que es necesario compartir la planificación con la dirección del centro, con la dirección médica y la de enfermería. Tres de cada cuatro considera que es necesaria la participación de otros jefes de unidad en la planificación y que debe coordinarse con otros servicios.

Respecto a la comunicación entre el personal del área, el 82% confirma que siempre informa al personal del servicio sobre las actividades que han planificado, aunque sólo la mitad de los encuestados asegura que consulta y escucha las sugerencias de su equipo.

Gestión por objetivos

Tres de cada cuatro jefes de servicio pacta anualmente los objetivos de su área con la dirección del centro, aunque sólo el 40% considera que existe similitud en los propósitos.

Según estos profesionales, la actividad asistencial y la calidad son las áreas donde la aplicación de objetivos resulta de mayor utilidad.

Más de la mitad de los jefes de servicio que realizaron la encuesta afirma que reciben una gratificación si cumplen los objetivos. El 96% la consideran insuficiente y seis de cada diez cree que deberían decidir sobre la gratificación del personal de su unidad.

Control en la Actividad del Servicio

Tres de cada cuatro jefes de servicio encuestados consideran prioritario realizar un control de la calidad asistencial y de la calidad percibida en la unidad. El 95% afirma que para poder realizar un control de los procesos de su unidad necesita obtener información sobre la actividad asistencial; de la planificación individual de los miembros de su equipo, de las incidencias del servicio, de la actividad interna que se ha realizado y de las reclamaciones que han recibido.

Para la mitad de los profesionales el cambio en la política sanitaria es una de las principales causas por las que no se cumplen los objetivos establecidos y la organización debe volver a planteárselos. Otras de las causas que perjudican el cumplimiento de objetivos son la falta de apoyo, la escasa motivación del personal, las altas expectativas iniciales y la desaparición de las circunstancias que motivaron su planteamiento.

Según el 65% de los encuestados, para facilitar la consecución de los objetivos establecidos es necesario facilitar la comunicación interna. Otros factores que contribuyen a la consecución de los objetivos son la revisión de los protocolos, para ocho de cada diez profesionales, y la mejora del sistema de seguimiento, según el 79.5% de los entrevistados.

Toma de Decisiones

La mitad de los profesionales encuestados valoran mucho el impacto que tienen sus decisiones sobre el paciente. Dos de cada cuatro consideran que cuando toma una decisión no se plantea solicitar la opinión del personal ajeno a la organización y prefiere valorarlo internamente.

El 99% de los encuestados reconoce tener en cuenta los beneficios de los pacientes como prioridad para evaluar las soluciones a un problema. El 95% asegura que también tiene mucho en consideración las dificultades de implantación que cada decisión supone para el paciente. En cambio, las consecuencias financieras son el factor que menos tienen en cuenta a la hora de evaluar las posibles soluciones de un problema.

Comunicación

Los clínicos y gestores encuestados están convencidos de la necesidad de una comunicación bidireccional para resolver mejor los conflictos. El 41% cree que está algo informado por sus superiores jerárquicos, cerca del 19% se considera poco informado y el 3% cree que apenas existe este tipo de comunicación en su unidad.

Respeto a la comunicación que mantienen los clínicos con sus subordinados, cerca del 95% cree que informa bastante a los miembros de su equipo y casi el 93% identifica previamente a las personas que debe informar.

Más de la mitad de los encuestados cree que el retraso en la recepción del mensaje hace que la comunicación no se produzca de forma efectiva. De este modo, uno de cada cuatro jefes de servicio entrevistados comenta que la falta de canales adecuados obstaculiza la comunicación.

La mayoría de los jefes de servicio encuestados considera que trabaja en evitar y reducir las barreras de comunicación que existen en su unidad.

Gestión del Tiempo. Delegación de funciones

Cerca del 94% de los jefes de servicio entrevistados aseguran que normalmente delegan sus funciones al personal de su unidad y tres de cada cuatro cree que si la elección del equipo la hubiera realizado personalmente delegaría con más frecuencia.

Respecto a la gestión del tiempo, el 90% de los encuestados afirma que planifica personalmente su agenda y sólo la mitad reserva tiempos para resolver imprevistos. Aunque cuatro de cada cinco entrevistados considera que cumple normalmente con su horario y calendario, el 81% afirma que se suele llevar trabajo a casa con asiduidad.

Motivación

Para siete de cada diez jefes de servicio la elevada presión asistencial es la causa que más incide en la falta de motivación del servicio, seguida de la realización de una actividad poco gratificante y de la cultura inmovilista del Sistema.

Las perspectivas de promoción profesional es la principal motivación que tiene el 80% de los encuestados. A este factor le siguen la satisfacción por realizar una actividad profesional de calidad y las posibilidades de desarrollo profesional.

Los jefes de servicio entrevistados creen que en la práctica uno de los principales medios para motivar a su equipo es dotarlo de la infraestructura necesaria para desarrollar su trabajo. Aunque la gran mayoría afirma que mantener unos patrones de conducta acordes con los objetivos es la práctica más adecuada y utilizada para que el personal del servicio se implique.

Formación Continuada, Docencia e Investigación

El 80% de los jefes de servicio encuestados afirma que no disponen de un sistema fiable para evaluar las capacidades del personal de su equipo y la mitad de los entrevistados admite que en su servicio no existe un plan de formación para los trabajadores que se incorporan.

Uno de cada dos jefes de servicio no está de acuerdo con los programas de formación de su centro y consideran muy importante la formación continuada y el reciclaje del personal sanitario.

Estos profesionales afirman que los facultativos de su servicio dedican el 12% de su tiempo a la docencia e investigación, aunque dos de cada tres admite no tener identificadas las necesidades de formación de su unidad.

RESULTADOS DEL ANÁLISIS ESTADÍSTICO DE LA PERCEPCIÓN DE LOS JEFES DE SERVICIO SOBRE SU FUNCIÓN DIRECTIVA

En el análisis estadístico se identifican las percepciones que tienen los jefes de servicio encuestados según seis variables:

Patrón de la Actividad

Tipología del Servicio

Tipología de la Comunidad Autónoma del Centro de Trabajo

Tipología del Centro de Trabajo

Tamaño del Centro de Trabajo

Tamaño del Servicio

A continuación analizamos la percepción que tienen los gestores y clínicos encuestados sobre su puesto de trabajo según la tipología del servicio al que están al frente: servicio quirúrgico, servicios centrales y de apoyo, servicio de salud mental y servicios de especialidades clínicas.

Los jefes de servicios quirúrgicos:

El colectivo entrevistado afirma que realiza un control de la gestión de su servicio de forma rutinaria, tienen un alto grado de responsabilidad en la planificación de su unidad y no consideran necesario compartir su responsabilidad con otros jefes de servicio a la hora de planificar.

Según estos profesionales, su capacidad de decisión sobre la movilidad del personal es mínima. Por el contrario, sí deciden en lo relativo a la incentivación de su equipo e intervienen en la mejora del desarrollo profesional para motivar al personal de su servicio.

En lo relativo a los objetivos, afirman que aumentar los incentivos del personal puede facilitar en mayor medida la consecución de los objetivos del equipo y atribuyen una mayor utilidad al establecimiento de objetivos sobre la calidad.

Los encuestados se consideran responsables en un mayor grado de la planificación de su servicio y creen que para realizar el control de los procesos deben tener más información sobre la planificación diaria de los miembros del equipo.

Jefes de servicios centrales y de apoyo:

La mayoría de estos profesionales afirma que no pacta sus objetivos anuales con la dirección del centro y, en el caso de que se cumplan los objetivos, el personal de su servicio no obtiene ninguna gratificación.

Respecto a los incentivos, este colectivo señala que tiene poca capacidad de decisión sobre el personal en aspectos relativos a los incentivos y considera que aumentarlos no facilita demasiado la consecución de los objetivos.

Los jefes de servicios centrales y de apoyo entrevistados aseguran que en su servicio los costes requieren un mayor grado de control y, en el control de procesos, no obtienen la suficiente información del personal de enfermería. Estos profesionales también afirman que la dificultad para acceder a la tecnología adecuada limita sus iniciativas al frente del servicio.

Respecto a la motivación, los encuestados afirman que las posibilidades de desarrollo profesional motivan poco al personal del servicio y, en relación a la formación, la mayoría señala que tiene identificadas las necesidades de formación continuada en su servicio.

Jefes de Servicios de Salud Mental:

Estos profesionales confirman que en su servicio la organización realiza un control de forma rutinaria y señalan que han de consultar a su superior jerárquico las decisiones referentes a la organización de los recursos humanos.

Los jefes de servicio de Salud Mental entrevistados indican que el árbol de decisiones y la lluvia de ideas son las técnicas que más utilizan a la hora de tomar decisiones.

Respecto a la planificación de su servicio, los encuestados indican que atienden siempre las sugerencias del personal y no tienen un grado de responsabilidad demasiado grande en la planificación actual de su unidad. Según sus declaraciones, el grado de autoridad que tienen para tomar decisiones sobre el personal de enfermería es mayor que el del resto de los jefes de servicio entrevistados.

En temas de formación, un amplio número de jefes de servicio de Salud Mental considera que no tiene identificadas las necesidades de formación continuada de su equipo y creen que el personal de enfermería debería dedicar menos tiempo a la formación continua.

Estos profesionales consideran que tanto la cultura inmovilista del responsable como los conflictos interpersonales inciden en menor medida en la falta de motivación del equipo.

Jefes de Servicio de Especialidades Clínicas:

Estos profesionales afirman que la falta de personal cualificado limita sus iniciativas al frente del servicio y que los costes en su unidad necesitan un mayor grado de control.

Los responsables de especialidades clínicas encuestados aseguran que el personal facultativo de su servicio dedica gran parte de su tiempo a actividades de docencia e investigación. Estos profesionales también consideran que el personal de enfermería debe dedicar más tiempo a la formación continuada.

Respecto a la motivación del equipo, los jefes de servicio opinan que la posibilidad de desarrollo profesional puede ser un estímulo importante para los facultativos. Los conflictos entre los miembros del equipo y la cultura inmovilista del responsable pueden derivar en una falta de motivación, según sus respuestas.

Su capacidad de decisión respecto a la movilidad del personal es mayor que la del resto de compañeros con otros perfiles clínicos y gestores.